Những kinh nghiệm quan trọng khi làm việc với công ty gia công mỹ phẩm

Những kinh nghiệm quan trọng khi làm việc với công ty gia công mỹ phẩm
Thuê nhà máy gia công mỹ phẩm là hướng triển khai phù hợp giúp chủ thương hiệu sớm hoàn thiện sản phẩm để kinh doanh. Tuy nhiên, nếu chưa chuẩn bị kỹ thông tin, công ty nhận gia công mỹ phẩm bạn có thể gặp phải những rủi ro liên quan đến chất lượng sản phẩm.
Vì vậy, trước khi ký kết hoặc triển khai sản xuất, bạn nên xác định rõ yêu cầu với nhà máy. Dưới đây là các điểm cần đặc biệt lưu ý giúp bạn hạn chế rủi ro với đơn vị gia công mỹ phẩm.
Làm rõ sản phẩm và nhóm khách hàng hướng đến
Trước khi gửi yêu cầu phát triển sản phẩm, bạn nên có kế hoạch ban đầu về sản phẩm thay vì chỉ dừng ở mong muốn ban đầu:
Chân dung khách hàng: Sản phẩm hướng đến nhóm đối tượng nào như người trẻ hoặc trung niên? Đặc điểm về độ tuổi, tình trạng da hoặc tóc nên được xác định cụ thể ngay từ đầu.
Định vị sản phẩm: Làm rõ định vị bình dân, tầm trung hay cao cấp. Việc xác định phân khúc sẽ ảnh hưởng đến công thức, thiết kế và mức giá dự kiến của sản phẩm.
Yêu cầu về sản phẩm: Xác định loại mỹ phẩm cần gia công như serum và định hướng sử dụng như nuôi dưỡng tóc.
Điểm bán hàng độc nhất (USP): Làm rõ yếu tố khác biệt so với đối thủ, chẳng hạn như kết cấu mỏng nhẹ. Định hướng khác biệt càng cụ thể thì bộ phận R&D càng dễ nắm bắt yêu cầu.
Việc xác định rõ các yếu tố trên ngay từ đầu sẽ giúp đội ngũ R&D nắm được định hướng sản phẩm, từ đó giảm số lần điều chỉnh mẫu.

Lập ngân sách và kế hoạch sản xuất
Khả năng tài chính có ảnh hưởng trực tiếp đến phương án gia công. Vì vậy, trước khi làm việc sâu với nhà máy, bạn nên dự trù ngân sách tương đối cụ thể.
Lập ngân sách tổng thể: Cần phân bổ ngân sách cho chi phí gia công cốt sản phẩm, vỏ hộp và bao bì, in ấn, kiểm nghiệm và hồ sơ pháp lý cùng ngân sách phát sinh nếu có.
Xác định số lượng dự kiến: Dựa trên khả năng tiêu thụ dự kiến, mục tiêu kinh doanh và ngân sách đầu tư, từ đó đưa ra số lượng sản phẩm phù hợp.
Thỏa thuận mức MOQ: Cần trao đổi cụ thể nhà máy về MOQ (Minimum Order Quantity), tức mức sản lượng tối thiểu cho một đơn hàng. Đối với thương hiệu mới, có thể ưu tiên phương án sản xuất số lượng nhỏ để thử nghiệm thị trường trước khi mở rộng sản lượng.
Kiểm soát tiêu chuẩn công thức và nguyên liệu
Để đảm bảo thành phẩm đúng định hướng, việc xác định yêu cầu kỹ thuật là một bước rất quan trọng.
Danh sách thành phần: Trao đổi rõ với đơn vị gia công về bảng thành phần và những thành phần không phù hợp với định vị sản phẩm. Đối với từng sản phẩm, cần rà soát thành phần trước khi sản xuất.
Minh bạch nguồn gốc: gia công mỹ phẩm trắng da theo yêu cầu Trao đổi với nhà máy để nhận các tài liệu kỹ thuật phù hợp như COA (Certificate of Analysis) và MSDS (Material Safety Data Sheet) đối với các nhóm nguyên liệu chính, nhằm đánh giá hồ sơ kỹ thuật và nguồn gốc nguyên liệu.
Yêu cầu theo định vị thương hiệu: Nếu thương hiệu theo đuổi Clean Beauty, Organic hoặc thuần chay, cần thống nhất ngay từ giai đoạn xây dựng công thức về yêu cầu công thức.
Test sample trước khi đặt hàng số lượng lớn
Test sample là bước kiểm tra cần thiết giúp khách hàng phát hiện vấn đề trước khi đặt đơn lớn. Vì vậy, không nên chuyển thẳng sang sản xuất đại trà khi chưa kiểm tra và thống nhất chất lượng.
Đánh giá cảm quan: Đánh giá các yếu tố cảm quan của mẫu như màu sắc, đồng thời đánh giá khả năng làm dịu hoặc dưỡng ẩm theo mục tiêu sản phẩm.
Lấy phản hồi từ nhóm dùng thử: Có thể một nhóm nhỏ khách hàng mục tiêu trải nghiệm mẫu, chẳng hạn một nhóm thử nghiệm quy mô nhỏ, trong ít nhất 1–2 tuần nếu điều kiện cho phép để theo dõi khả năng phù hợp và phản ứng trên da. Quá trình đánh giá nên được thực hiện đúng hướng dẫn sử dụng và không được xem là thay thế cho kiểm nghiệm chuyên môn.
Kiểm tra độ ổn định: Theo dõi sản phẩm thử nghiệm trong các điều kiện nhiệt độ theo yêu cầu, kiểm tra xem có xuất hiện biến đổi kết cấu hay không trong thời gian theo dõi.
Lưu mẫu đối chứng: Sau khi mẫu được duyệt, nên ký xác nhận và bảo quản mẫu đối chứng. Mẫu này có thể được sử dụng làm mốc tham chiếu khi kiểm tra chất lượng lô sản xuất, theo các điều khoản đã thống nhất trong hợp đồng.
Kiểm tra kỹ báo giá gia công mỹ phẩm
Báo giá minh bạch giúp khách hàng dễ kiểm soát ngân sách. Vì vậy, trước khi chốt đơn hàng, nên đề nghị liệt kê cụ thể từng khoản chi phí có liên quan.
Chi phí phần cốt sản phẩm: Xác định đơn giá theo kg, tùy theo loại sản phẩm.
Chi phí bao bì: Bao gồm tuýp, hộp giấy, tem nhãn, màng co nếu có.
Chi phí dịch vụ: Xác nhận các khoản như đóng gói, được tính theo đơn vị hoặc theo lô.
Chi phí thử nghiệm & pháp lý: Kiểm tra rõ phí kiểm nghiệm vi sinh và phí hỗ trợ thủ tục công bố, theo thỏa thuận giữa hai bên.
Thuế và phí giao hàng: Xác nhận báo giá đã bao gồm VAT hay chưa và phí giao hàng về kho được tính như thế nào.
Kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng gia công
Văn bản thỏa thuận giữa hai bên là cơ sở pháp lý quan trọng để xác định trách nhiệm của nhà máy và khách hàng khi phát sinh vấn đề.
Trước khi ký, cần đọc kỹ ít nhất các điều khoản sau:
Tiêu chuẩn nghiệm thu: Quy định rõ tiêu chí để xác định thành phẩm phù hợp, trong đó có thể sử dụng mẫu thử đã được hai bên ký duyệt làm căn cứ đối chiếu theo thỏa thuận.
Thời gian sản xuất và bàn giao: Quy định rõ thời gian hoàn thành các mốc quan trọng từ duyệt công thức đến sản xuất và giao hàng. Trong trường hợp có yêu cầu, nên quy định cơ chế xử lý vi phạm theo hợp đồng.
Tỷ lệ hao hụt & đổi trả: Ghi rõ trong hợp đồng tỷ lệ hao hụt cho phép, tỷ lệ lỗi và phương án đổi trả hoặc bồi thường nếu nguyên nhân thuộc phạm vi trách nhiệm của nhà máy.
Làm rõ quyền sở hữu trí tuệ và bảo mật công thức
Công thức sản phẩm có thể là tài sản quan trọng của thương hiệu. Vì vậy, vấn đề bảo mật nên được quy định rõ bằng văn bản.
Ký thỏa thuận bảo mật (NDA): Đề nghị nhà máy ký NDA (Non-Disclosure Agreement) để hạn chế việc tiết lộ thông tin liên quan đến ý tưởng sản phẩm, theo các điều khoản bảo mật cụ thể.
Xác định quyền sở hữu công thức: Nếu khách hàng thuê phát triển công thức độc quyền, hợp đồng nên xác định cụ thể quyền sử dụng và quyền khai thác đối với công thức đó. Đồng thời, cần quy định phạm vi sử dụng của nhà máy nhằm giảm rủi ro phát sinh tranh chấp về sau.